GESTÃO E CARREIRA

LIÇÕES ÚTEIS PARA UMA REUNIÃO MAIS EFICAZ

Em tempos de ‘Zoom’, planejar reuniões é essencial para se ter um time mais produtivo

Comparecer a reuniões significa ressentir-se da maioria delas: encontros longos a respeito de questões que poderiam ser resolvidas por e-mail; conversas atrapalhadas por contratempos tecnológicos; reuniões dominadas por aquele colega que fala alto demais e interrompe todo mundo ou que lotam a agenda ao ponto de não termos mais tempo para, digamos, trabalhar de fato.

As reuniões “representam o maior custo singular não avaliado nem discutido no balancete de uma organização”, afirma Steven Rogelberg, professor da Universidade da Carolina do Norte, em Charlotte, e autor de The Surprising Science of Meetings (A Surpreendente Ciência das Reuniões). Reuniões mal conduzidas resultam em frustração imediata, diz Rogelberg. “Quando participamos de uma reunião ruim, essa negatividade nos acompanha, e ficamos ruminando essa sensação, isso prejudica nossa produtividade.” Além disso, alerta ele, funcionários constantemente submetidos a reuniões ruins mostram menos comprometimento no trabalho e por vezes acabam se demitindo.

A pandemia de covid-19, em que muita gente passou a trabalhar remotamente, aumentou o número diário de reuniões por trabalhador, aponta a Faculdade de Administração de Empresas de Harvard. E muitos trabalhadores reclamaram da chamada “fadiga de Zoom”.

Mas, mesmo em seus melhores momentos, as reuniões podem criar uma dinâmica estranha. “Quando vamos a uma reunião, abrimos mão do nosso poder pessoal e protagonismo em favor do líder da reunião”, afirma Rogelberg. “E é um grande problema abrir mão, literalmente, do nosso livre arbítrio em favor de outra pessoa.”

Quando o protagonismo pessoal é nosso, há maneiras de tornar as reuniões menos tensas e mais eficientes. Aqui vão algumas dicas para organizar reuniões melhores, presenciais ou virtuais:

1) ADOTE A “MENTALIDADE DE ADMINISTRADOR”.

A função do administrador da reunião é servir como o melhor facilitador possível – o que inclui um ritual de preparação para a reunião, como os participantes são tratados e como se conclui o encontro.

2) CRIE E DISTRIBUA UMA AGENDA DETALHADA PARA OS PARTICIPANTES.

Isso inclui rastrear e acompanhar metas e projetos, resolução de problemas e discussão de assuntos complexos, afirma Paul Axtell, coach e autor de Meeting Matter (Reuniões Importam). É importante, ainda, incluir no encontro um número de itens apropriado à quantidade de tempo disponível.

Rogelberg sugere organizar a agenda como um questionário. A reunião será bem-sucedida quando todas as perguntas tiverem sido respondidas. Quando for impossível pensar em uma questão para incluir na agenda, é sinal de que a reunião é desnecessária.

3) CONTROLE DA DISCUSSÃO É FUNÇÃO DO LÍDER

Assim como chamar a atenção de quem se desviar do tema, diz Axtell. Se algum participante interromper repetidamente um colega, Axtell sugere dizer: “Desculpe, posso cortar você um pouquinho” Quero garantir que a Janine (nome hipotético) conclua o que tem para falar, depois voltamos para você.” É melhor organizar reuniões pequenas – com seis participantes, no máximo, diz Rogelberg. Quanto maior o grupo, maior a probabilidade de algo sair errado, e cada participante terá menos oportunidade de contribuir. Uma dica é gravar suas reuniões no Zoom e depois disponibilizá-las para que os funcionários cuja presença não era essencial.

4) FAÇA REUNIÕES CURTAS, ESPECIALMENTE SE FOREM VIRTUAIS.

Temos menor capacidade de concentração atualmente, então, faça o que puder para reduzir o tempo das reuniões, diz Rogelberg. Reuniões de 15 ou 20 minutos podem ser tão efetivas quanto reuniões de uma hora. “Quando o tempo é curto, isso tende a criar uma pressão positiva”, afirmou ele. “Dá mais foco.”

5) ABRA AS REUNIÕES VIRTUAIS ANTES DA HORA MARCADA.

Humanos buscam conectar-se, especialmente quando estão trabalhando remotamente, a partir de lugares diversos. Axtell sempre abre as salas de reunião online de 10 a15 minutos antes do horário marcado, “para que as pessoas possam dar um ‘oi’ e conversar um pouco”.

6) ESTABELEÇA AS REGRAS NO INÍCIO.

No começo de uma reunião, garanta que todos saibam o que esperar. Por exemplo, informe aos participantes se você chamará algum deles para falar, para que ninguém seja pego de surpresa. Também é uma boa ideia informar a maneira que você lidará com dúvidas. Guardá-las até o último momento raramente funciona bem, diz Axtell, porque perde-se o contexto delas.

7) FRAGMENTE REUNIÕES GRANDES EM REUNIÕES MENORES.

Designe cada subgrupo para discutir uma tarefa por, digamos, 15 minutos, e depois reagrupe todos os participantes. “Funciona como um aquecimento”, afirma Rogelberg. “Quando os participantes retornam, tende a haver muito mais comunicação.”

8) SAIBA SE SEUS COLEGAS ESTÃO BEM.

Nos primeiros dias da pandemia, houve uma ênfase em saber como estavam nossas pessoas próximas e garantir que todos ficassem bem. Isso ainda é importante, diz Keswin. Uma sugestão: nos primeiros minutos da reunião, “peça que todos os participantes digam ao grupo, com um adjetivo, como se sentem hoje”.

9) ESTEJA CIENTE DOS PERCALÇOS DO TRABALHO HÍBRIDO.

Nessa nova era, alguns colegas continuarão trabalhando remotamente, participando virtualmente de reuniões, enquanto outros atuarão presencialmente. É importante que todos se sintam incluídos, alerta Keswin.

10) TERMINE BEM A REUNIÃO.

Quando restarem poucos minutos, comece a concluir as discussões. Axtell aconselha perguntar: “Alguém gostaria de acrescentar algo? Todo mundo concorda com nossas conclusões?”

Autor: Vocacionados

Sou evangélico, casado, presbítero, professor, palestrante, tenho 4 filhos sendo 02 homens (Rafael e Rodrigo) e 2 mulheres (Jéssica e Emanuelle), sou um profundo estudioso das escrituras e de tudo o que se relacione ao Criador.

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