GESTÃO E CARREIRA

CONFERÊNCIA DE PANTUFA

Para driblar a pandemia e a crise, empresas de eventos apostam pesado no digital – sem esquecer do networking

O convidado chega ao evento, faz o cadastro e confere as opções da programação e as salas disponíveis. Começa a caminhar pelos corredores, se detém em um dos estandes para dar uma olhada nas novidades do mercado, mas opta pela plenária, no auditório principal. Responde a um quiz divertido e a vários daqueles aborrecidos questionários de avaliação. No fim do painel, consegue alguns minutos para um bate-papo privado com um palestrante. Segue para o aguardado momento do networking, quando, além de trocar contatos, adiciona alguns nomes a suas redes sociais.

Tudo isso acontece sem o convidado da feira ou da conferência ter saído de casa nem trocado o chinelo ou a pantufa por um sapato. É a nova realidade (virtual) do setor de eventos corporativos, obrigado pela pandemia a acelerar seu processo de digitalização. Em meados de março, ainda atônito com a série de cancelamentos diante do isolamento social, o setor teve de correr para fechar parcerias com novos fornecedores digitais.

No começo, o desafio era gigante. Não bastava organizar quadradinhos numa tela com interlocutores entediados esperando sua vez de falar, como acontece em reuniões corporativas que usam plataformas como o Zoom. Essa configuração até faz parte dos congressos virtuais, mas, para tornar um evento corporativo atraente na internet, é preciso ir muito além.

As empresas estão investindo em estúdios, cenários virtuais e até holografia para tentar reproduzir – na medida do possível, claro – a experiência do olho no olho. “Se eu falar para o convidado que ele vai participar de uma live, é uma decepção. Mas, se eu enviar óculos 3D para a casa dele e prometer que vai poder se sentir caminhando pelo evento, tocar e até comprar um produto em exposição, é completamente diferente”, disse Luciano Moura Martins, sócio proprietário da Casa Petra, tradicional local de festas em São Paulo que, desde março, opera um estúdio de transmissão on-line de eventos.

Converter um evento do mundo off-line em virtual é quase um outro tipo de negócio. Esqueça gastos com estacionamento, montagem de estandes e seguranças. Isso tudo sai da conta. Mas novos gastos se tornam imprescindíveis, como os com estúdios de streaming, designers de ambientes virtuais com estandes 3D, servidores de internet etc. Um orçamento pode ir de R$ 15 mil a R$ 1,5 milhão, dizem profissionais do setor. Depende do gosto e do bolso do freguês.

Embora não revele o valor total da conta, a corretora XP Investimentos admite que investiu alto para manter no calendário seu maior evento anual, o XP Expert, com palestras de grandes nomes internacionais. A partir de um estúdio em São Paulo, apresentadores interagiram com a plateia em chats e apresentaram videoconferências de personalidades como a ativista paquistanesa Malaia Yousafzai, o ex-primeiro ministro britânico Tony Blair e o astro do basquete Earvin “Magic” Johnson para 5 milhões de pessoas na segunda semana de julho.

O público recorde foi consequência da decisão de tornar o evento gratuito – até o ano passado, a empresa cobrava por uma cadeira no auditório – e imitar a estrutura de um programa de entretenimento, com direito a cenários virtuais e vinhetas. Em salas virtuais, os palestrantes podiam interagir com parte do público. Entre as ações dos patrocinadores, houve até mimos reservados a clientes da XP. Alguns receberam refeição em casa para acompanhar os eventos ou vouchers de serviços. O desafio, segundo o responsável pelo evento na XP, Guilherme Kolberg, era “conseguir encantar à distância”, especialmente após a profusão de lives na internet desde março.

Já na convenção anual de uma grande marca de cosméticos, os 600 promotores de veadas participantes receberam em casa uma mala lacrada com amostras de produtos de beleza e um kit com petiscos e bebidas para participarem do happy hour virtual no encerramento, embalado pela live simultânea de um DJ. Para manter o clima do evento e não perder o fator surpresa, os convidados só podiam abrir a mala com a senha gerada no dia do evento, contou Marina Valente Ferreira, sócia da agência de eventos Gaia, contratada para a organização.

Os eventos internos, com transmissão exclusiva para um grupo de funcionários de uma empresa, também começaram a inovar e viraram mais um mercado para artistas, que têm priorizado transmissões na internet neste período de teatros e casas de shows fechados. Com chapéu de palha e cenário virtual enfeitado com bandeirinhas, 500 corretores de planos de saúde da Amil participaram de uma festa junina virtual animada pelo show do cantor Daniel.

Os convidados foram estimulados a postar fotos e vídeos em suas redes sociais, marcando o evento, e protagonizaram mais de 1.000 interações em uma sala de chat. Esse tipo de estatística faz parte dos critérios usados para medir o sucesso de um evento, o que explica o esforço dos organizadores para manter a audiência estável. Ferramentas de interação como games, quizzes, pesquisas, concursos e sorteios fazem parte do menu para prender a atenção. Federações de indústrias, como a do Rio Grande do Sul, também estão indo pelo mesmo caminho puramente digital.

“No evento físico, a partir do momento em que o participante retira o crachá na recepção, conseguimos ter mais controle. Tem o momento da plenária, a hora do coffee break. Com o participante em casa, disputamos com o cachorro, com o filho, com a campainha”, disse Fabiana Trevisan, diretora de operações da MD Live Play, empresa de eventos. “O conteúdo e o dinamismo têm de ser muito mais bem pensados. Qualquer escorregadinha, o participante vai embora.”

A Franchising Live Run, uma versão digital de uma corrida de rua que ia para seu segundo ano quando chegou a pandemia, atraiu 150 corredores. Às 8 horas da manhã do dia previsto, todos os corredores “largaram” ao mesmo tempo. Alguns trotando ao redor da sala, outros em esteiras ergométricas e mais os que preferiram correr na rua. De um estúdio em São Paulo, um apresentador conversava ao vivo com os participantes, todos com o celular, que, depois de enviarem seus tempos de corrida, receberam medalhas e certificados em casa. A ideia foi inspirada num evento similar nos Estados Unidos e viabilizada com patrocinadores. A adesão foi alta e resultou em R$ 25 mil doados para ONGs.

À medida que várias formas são testadas, algumas vão se firmando como tendência. Uma delas é a inspiração em programas de TV. Gabriel Temponi, diretor de marketing da Sympla, uma das maiores plataformas de gestão e venda de ingressos e suporte a eventos, disse que são comuns as transmissões centralizadas em um estúdio e conectadas virtualmente com praças menores, como já acontece nos telejornais quando o âncora chama um repórter de outra cidade. “É como fazer um programa, só que toda a programação é alinhada com os patrocinadores”, disse Temponi.

Com a popularização desse formato, produtores com experiência em TV viram a procura aumentar. “As agências estão sentindo necessidade de contratar pessoas como diretor de palco e diretor artístico para a condução dos eventos, com experiência em corte de câmeras e ângulos”, contou Rosângela Gonçalves, executiva da Hoffmann, uma empresa de eventos com presença no Rio de Janeiro e em São Paulo. Responsável pela cenografia nos últimos shows do cantor Luan Santana, a Chroma Garden teve de contratar novos profissionais para atender à demanda. Segundo o diretor executivo da empresa, Shawendy Cescbi, a complexidade de um evento digital demanda ao menos 60 dias para a entrega de um projeto.

Algumas empresas têm optado por um modelo híbrido. O festival cervejeiro Mondial de La Biere, que acontece no Rio, foi adiado de setembro para novembro. As palestras serão virtuais, mas a organização garante que a degustação será feita, mesmo que em casa. A Associação Brasileira de Agências de Viagens planeja um evento que una o virtual e o presencial em setembro, o Abav Collab.

Mesmo com todo esse processo de adaptação, Doreni Caramori Júnior, presidente da associação das empresas do setor, conhecida pela sigla Abrape, questiona o motivo de pavilhões e casas de evento terem sido deixados para trás nos processos de flexibilização da quarentena desenvolvidos por prefeituras. “Ninguém consegue me convencer o motivo de feiras não terem os mesmos protocolos de um shopping. E para as palestras, os mesmos para cultos de igrejas ou um restaurante”, reclamou.

O tombo do setor foi gigante. Entre 2013 e o ano passado, o crescimento médio anual foi de 6,5%. Somente em 2019, as mais de 60 mil empresas da cadeia faturaram RS 209,2 bilhões. Com a pandemia, metade dos eventos programados para 2020 foi cancelada, adiada ou está em situação incerta. Com isso, o segmento, que empregava em torno de 1,8 milhão de profissionais diretos e terceirizados, perdeu 240 mil vagas só até abril. A previsão é que esse número cresça até o final do ano.

Autor: Vocacionados

Sou evangélico, casado, presbítero, professor, palestrante, tenho 4 filhos sendo 02 homens (Rafael e Rodrigo) e 2 mulheres (Jéssica e Emanuelle), sou um profundo estudioso das escrituras e de tudo o que se relacione ao Criador.