GESTÃO E CARREIRA

REUNIÕES VIRTUAIS? SIGA ESTAS 4 DICAS

Com boa parte do dia a dia corporativo sob home office, estas quatro dicas podem ajudar em suas reuniões virtuais e fazer você nunca mais querer uma presencial.

1. FACILITADOR

Eleja um líder. Isso vale para um grupo de exploradores bandeirantes do século 16, vale para sua reunião virtual. Pode chamar essa pessoa de facilitadora, para ficar mais moderninho e menos politicamente incorreto. Toda reunião precisa de um facilitador. Lembre-se que encontros presenciais incorporam um nível muito mais elevado de linguagens, por isso costumam ser mais ricos e complexos. Só para ficar num exemplo: quem tem algo a dizer pode fazê-lo de forma corporal, mostrando com a cabeça ou um aceno. Além disso, não há o risco de alguém ficar pelo caminho por ter perdido a conexão. Tipo um náufrago que acaba de cair de um cruzeiro no oceano sem que ninguém tenha percebido. Para ser um bom facilitador, duas regras são fundamentais. A primeira: familiarize-se com o programa a ser usado. Porque se pode dar algum problema técnico na reunião, dará. Caso seja preciso compartilhar uma apresentação ou área de trabalho o facilitador precisa saber o que fazer. Tenha um tutorial simples à frente. Melhor. Distribua previamente seu tutorial com os participantes. Regra 2: tenha regras. Estabeleça o Manual de Comportamento de sua reunião virtual (ver item 2).

2. REGRAS

Seja educado e claro, mas firme. Em uma reunião on-line, é difícil avaliar os humores dos participantes. Até mesmo coisas básicas, como quem vai falar e em quais momentos, ganham boas chances de virar uma confusão. Além disso, algumas pessoas podem simplesmente desaparecer – é mais fácil ficar no WhatsApp virtualmente do que de forma presencial numa sala de reuniões do oitavo andar da firma. Isso significa que o facilitador precisa ser um regente, convocando cada participante a entrar na trilha no momento certo. Sem deixar o cara que toca tímpano de fora. É quase pedir para que cada pessoa levante a mão e diga algo. Use o chat para solicitar que alguém aguarde, se for preciso. E mantenha uma lista de quem deve falar caso seu chat cresça e os nomes iniciais se percam. Trata-se de seu manual. Simples, com quatro ou cinco pontos – sobre como interceder, o que se espera de cada participante, repassar itens da pauta. Você corre o risco de nunca mais desejar reuniões presenciais.

3. VOZ A TODOS

Caso sua reunião tenha um número elevado de pessoas – considere algo acima de dez –, perca cinco minutos antes para montar uma lista com o nome de todos e coloque ao lado algumas colunas. Durante a reunião, esse será seu plano de voo para saber quem está, quem quer falar e quem já falou. No meio da reunião, isso servirá inclusive para você provocar algumas delas nominalmente, caso não tenham se manifestado. Sempre recomende que todos mantenham o microfone desligado quando outro for falar. Ainda assim, saiba que gritos de crianças, latidos e miados, assim como outros sons ainda mais indesejáveis, ou surpreendentes, podem surgir em seu meeting virtual. Ignore-os.

4. TEMPO

Encurte-as. Então encurte-as mais. É preferível duas reuniões curtas em dias seguidos do que só uma, mas desgastante. Pense que 30 minutos é o limite. Então, você sabe a resposta: elas duram 25 minutos.

Autor: Vocacionados

Sou evangélico, casado, presbítero, professor, palestrante, tenho 4 filhos sendo 02 homens (Rafael e Rodrigo) e 2 mulheres (Jéssica e Emanuelle), sou um profundo estudioso das escrituras e de tudo o que se relacione ao Criador.

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