GESTÃO E CARREIRA

QUANDO A BAGUNÇA VIRA PROBLEMA

Embora comum, pesquisas apontam que a desorganização prejudica a produtividade, aumenta o estresse e pode comprometer o desenvolvimento profissional

Responda rapidamente: sua mesa de trabalho é cheia de papéis espalhados, embalagens vazias e itens de escritório fora do lugar? Trabalhar em um local caótico pode parecer inofensivo, afinal, fácil encontrar outras pessoas com mesas mais caóticas do que a sua.  Porém, de acordo com especialistas, a desordem pode comprometer não apenas a saúde, mas também a produtividade e até a carreira. Um dos principais problemas de uma estação de trabalho desordenada é que, muitas vezes, ela dificulta a identificação de objetos. Consequentemente, o funcionário perde tempo e energia atrás de documentos físicos e digitais, além de outros itens de trabalho, afetando as entregas e o humor. E esse tempo, aparentemente irrelevante, no longo prazo pode se mostrar bem representativo. De acordo com um estudo realizado pelo aplicativo de localização Pixie, por exemplo, os americanos gastam, em média, 2,5 dias por ano apenas procurando objetos perdidos no trabalho. Não raramente, algumas histórias terminam mal, com documentos importantes perdidos para sempre e a reputação profissional arranhada. Foi o que aconteceu com o vice-presidente da fabricante de colchões Sono Quality, Luciano Brasil, de 37 anos. Em 2013, quando era supervisor da operação de telemarketing da companhia, ele perdeu um documento importante que estava em um pen-drive. “Minha mesa tinha muitas coisas espalhadas, era papel para todo lado e diversos pen drives”, conta Luciano. O arquivo desaparecido, que não possuía uma cópia de segurança, continha a primeira etapa de um plano da empresa para aumentar o número de visitas a clientes. Sem achar o original de jeito nenhum, Luciano teve de recomeçar o planejamento do zero, provocando um atraso de 30 dias na implantação do projeto. Além de perder a credibilidade, a liderança da iniciativa foi parar nas mãos de outro colega, e o executivo ficou na geladeira por alguns meses. “Naquele momento comecei a enxergar que o fator ‘organização’ estava me prejudicando muito”, afirma.

E aquela não era a primeira vez que a bagunça criava um problema para Luciano. Em 2009, por exemplo, ele assinou, sem ler, uma papelada da imobiliária a respeito do imóvel ocupado pela empresa. O documento em questão definia que o prédio teria de ser desocupado em um mês. “O papel estava no meio de outros documentos sobre reformas que estávamos fazendo na propriedade, e eu acabei assinando sem querer”, diz. A companhia precisou se mudar às pressas por causa do deslize. Para superar os problemas causados por esse comportamento, Luciano fez um curso de liderança que continha ensinamentos sobre organização. Além disso, passou a observar atentamente os colegas que eram mais disciplinados do que ele, como o atual presidente da Sono Quality. Com isso, aprendeu a colocar a agenda no Outlook, eliminou os papéis de sua mesa e começou a sistematizar os arquivos importantes no computador. “Anotações só faço no celular ou em um caderno que tenho específico para isso”. Hoje, ele afirma que não comete mais os erros primários de desorganização nem perde itens importantes. “Quando você deixa escapar uma oportunidade, acaba aprendendo”, conta.

O CUSTO DA DESORDEM

Histórias como a de Luciano são comuns. E, não bastasse o desperdício de tempo, a desorganização também pode prejudicar nossa saúde. Uma pesquisa da Universidade da Califórnia, em Los Angeles, descobriu que, quando estamos em um espaço confuso, nossos índices de cortisol aumentam e, consequentemente, níveis de estresse também. A desordem sobrecarrega os sentidos levando à distração e à incapacidade de concentração. “A bagunça física pode se transformar em bagunça mental, pois gera confusão e dúvidas. Depois evolui para bagunça temporal, quando começamos a perder a noção de tempo e prazos. Por fim ela se torna bagunça emocional, que gera estresse, preocupação e afeta nossa saúde”, explica, José Luiz Cunha, fundador da OZ!, empresa especializada em organização. Segundo ele, algumas pessoas pensam que conseguem se dar bem em ambientes caóticos ou que a desordem é um sinal de criatividade. “Na realidade, é grande a possibilidade de que colegas, gerentes ou clientes não pensem da mesma maneira”, diz.

Além ele comprometer a produtividade, a desordem pode prejudicar desenvolvimento da carreira. Isso porque a falta de organização envia uma mensagem negativa a líderes e colegas. “O profissional passa a impressão de que não vai exercer o trabalho com qualidade, perder prazos, documentos e, principalmente, não dará o melhor de si mesmo” afirma Beth Mariano, sócia da Prosphera Educação Corporativa consultoria especializada em gestão de negócios. Na prática, trabalhadores associados ao desleixo podem não ser escolhidos para gerenciar um novo projeto ou perder uma promoção. Um estudo da consultoria Rober Half com mais de 300 profissionais de recursos humanos nos Estado Unidos mostrou que 32% deles questionam as habilidades de uma pessoa desorganizada no trabalho. “Que tem um espaço mal arrumado está comunicando que não possui capacidade de autogestão. E quem não sabe gerir a si mesmo também não sabe administrar outras coisas”, diz Maria Aparecida Araújo, presidente da consultoria Etiqueta Empresarial.

Se o dano à imagem é significativo para quem ocupa uma estação de trabalho fixa, os prejuízos podem ser ainda mais graves para os que trabalham em escritórios abertos ou sem mesas definidas. Por se trata de locais compartilhados, os indivíduos devem redobrar a atenção “O desrespeito aos espaços coletivos poderá tornar o profissional um persona non grata naquele ambiente”, afirma a gerente de operações da consultoria LHH, Patrícia Paniquar

ELIMINANDO O PROBLEMA

De acordo com especialistas, o ideal é ter uma mesa de trabalho minimalista, apenas com os itens essenciais usados no dia a dia. Para Beth, da Prosphera, os objetos de uso frequente devem ficar por perto enquanto os menos utilizados precisam ser arquivados. Outro segredo é colocar cada coisa em um lugar específico, como gavetas, prateleiras e porta-objetos. Uma solução para quem trabalha em espaços rotativos é montar um estojo com todo material necessário para facilitar o transporte. E, para os que recebem um volume grande de papéis diariamente, uma caixa de entrada onde são colocados os documentos relatórios e o material recebido é uma ferramenta útil. Ao longo dia, basta verificar cada item e decidir o que será arquivado, deixar para depois, os descartados ou a enviar a outras pessoas ou clientes.

Mas, para ter um espaço arrumado, não basta ajeitar os itens uma vez só. É preciso fazer a manutenção diária para tudo permanecer em ordem. “Os profissionais podem reservar os últimos 10 minutos expediente para essa conservação. Esse é o momento para colocar cada coisa em seu lugar, jogar o lixo fora e escrever a lista dos próximos compromissos. Desse modo, o escritório vai parecer um lugar mais produtivo e acolhedor todas as manhãs”, explica José Luiz, fundador da OZ!

Ter objetos de decoração ou valor sentimental sobre a mesa também é permitido, desde que com moderação. Colocar muitos bibelôs, brinquedos e outros itens na estação de trabalho pode pegar mal, segundo Maria Aparecida, da Etiqueta Empresarial. “É interessante ser discreto e evitar excessos”, orienta. Manter a foto dos filhos e usar notas adesivas para se organizar, no entanto, é bem-vindo, conforme mostrou um levantamento feito pela Lucidchart, plataforma de gerenciamento de projetos. De acordo com o estudo, que entrevistou mais de 1.000 funcionários nos Estados Unidos, 78% dos profissionais produtivos usam post-its e 33% possuem um retrato dos filhos na estação de trabalho. Enquanto isso, entre aqueles com menor produtividade, esses números caem para 67% e 24%, respectivamente. Independentemente do tamanho da pilha de papéis que esteja sobre sua mesa ou do que você optará por manter ou jogar fora, uma coisa é certa: quanto antes começar a faxina, melhor será para você – e para sua carreira.

TUDO EM SEU LUGAR

Cinco dicas de como manter seu espaço organizado

1. PROGRAME-SE PARA LIMPEZAS PESADAS

Além da manutenção diária, é recomendável reservar um tempo maior, pelo menos duas vezes ao ano, para percorrer arquivos e objetos antigos que não tenham mais serventia e possam ser jogados fora.

2. MENOS PAPEL

A utilização e, consequentemente, o arquivamento de itens físicos deve ser apenas em último caso. “hoje em dia, excesso de papel não é bem-vindo. Substitua a agenda por um bloco de notas eletrônico”, diz Patrícia Paniquar, da LHH. Quando for indispensável imprimir documentos, o ideal é sistematizá-los em pastas com etiquetas removíveis.

3.  O QUE OS OLHOS NÃO VEEM NÃO SE TORNA BAGUNÇA

Quem tiver a opção de usar armários dentro do escritório poderá aproveitar esses espaços para deixar a mesa de trabalho mais livre.

4. LIXO, NEM DIGITAL

Organizar os documentos on-line também é importante. deixe os arquivos do computador e a caixa de entrada de e-mails sistematizados em pastas separadas por assunto, projeto ou cliente. Também programe uma limpeza periódica e reveja o que pode ir para a lixeira do computador.

5. NÃO PARE NO MEIO DO CAMINHO

Ao receber ou analisar um documento, já decida o que fazer com ele. Deixa-lo descansando sobre a mesa para ser visto depois é quase sinônimo de acúmulo desnecessário.

VOCÊ É BAGUNCEIRO?

Seis sintomas de que sua desordem já passou dos limites

***Não há espaço em sua estação de trabalho para colocar mais nada

***As pessoas evitam deixar documentos em sua mesa com medo de que você não os veja

***Existem pastas ou papéis no mesmo lugar há semanas e suas gavetas estão cheias

***Você costuma se atrasar para reuniões pré-agendadas porque anotou o horário em papéis aleatórios

***Seus documentos se perdem com frequência

***Quando solicitam informações sobre algo, você tem dificuldade de localizá-las de forma ágil

Autor: Vocacionados

Sou evangélico, casado, presbítero, professor, palestrante, tenho 4 filhos sendo 02 homens (Rafael e Rodrigo) e 2 mulheres (Jéssica e Emanuelle), sou um profundo estudioso das escrituras e de tudo o que se relacione ao Criador.