GESTÃO E CARREIRA

CHEFIANDO PELO WHATSAPP

Como impor limites quando o gestor abusa do aplicativo de mensagens?

Chefiando pelo WhatsApp.

Em meados de fevereiro, o Brasil vivenciou uma crise política causada por uma ferramenta que, alguns anos atrás, não seria perigosa para nenhum presidente: o WhatsApp. Uma série de áudios trocados entre o então ministro da Secretaria­ Geral, Gustavo Bebianno, e Jair Bolsonaro revelaram que o presidente usava o aplicativo de mensagens para despachar com o subordinado e mostrar sua contrariedade por ele ter colocado na agenda um encontro com um executivo da TV Globo. As conversas foram o estopim de uma crise que culminou na demissão de Bebianno.

Quando o WhatsApp é ferramenta de gestão até no Palácio do Planalto é sinal de que a tecnologia contaminou a liderança. Na vida real, as consequências da utilização não são tão drásticas a ponto de gerar crises, mas podem trazer desconforto. Era o que acontecia com Eloisa Leal, de 33 anos, gerente da clínica multidisciplinar Espaço ComPasso. Ela lidava com o celular apitando por causa das mensagens da chefe, Lílian Kuhn, de 35 anos, nos horários mais inapropriados, como aos sábados à noite – numa rotina que se repetiu por meses. “Ela realmente mandava muitas mensagens, todos os dias, mesmo tarde da noite. Às vezes, nem tinha como fazer nada, mas respondia. Aí, para mim, ficou desgastante. Virou uma preocupação constante”, diz Eloisa. A própria Lílian, fonoaudióloga e diretora da clínica, admite que perdeu o controle no relacionamento com sua gerente. ”Eu gerava uma demanda imensa para ela com muitas mensagens fora do horário”, diz. As duas ficaram um ano nesse ritmo frenético, mas pararam, há mais ou menos seis meses, aliviadas. A mudança aconteceu com um empurrãozinho da família de ambas, que disseram que era preciso impor limites. Com muito diálogo, elas conseguiram contornar o  problema sem brigar. “Resolvi limitar meu horário, inclusive com os pacientes, das 8  às 20 horas, e sem responder nos fins de semana.”

A REGRA É CLARA?

Até sentar para conversar e se reeducar, o comportamento da dupla seguia um padrão frequente. “As pessoas sempre esperam que o outro responda rapidamente, quando não imediatamente. A maioria absoluta das vezes não é urgente, mas cria-se um senso de urgência que pode ser nocivo com o  tempo”, diz Vanessa Cepellos, professora do mestrado em RH na Fundação Getúlio Vargas. E quando não há abertura para o diálogo (e certa propensão da chefia para a readequação da postura) o uso do WhatsApp pode resultar em sobrecarga e estresse. Por isso é tão importante que normas de convivência sejam estabelecidas com antecedência, justamente para evitar excessos. Na ausência de regras, o ideal é conversar abertamente com o chefe ou com o colega que manda as mensagens em horários inapropriados. Se isso não resolver ou não for possível negociar, aí deve-se recorrer aos superiores hierárquicos da pessoa que manda as mensagens ou ao departamento de RH da empresa. Todos com bom senso sabem – ou pelo menos deveriam saber –    que mensagens além do horário, em dias de descanso ou com conteúdo inapropriado são atitudes condenadas no ambiente corporativo.

E mais: além de erradas, essas práticas podem ser ilegais. De acordo com a advogada trabalhista Mariana Machado Pedroso, sócia do Chenut Oliveira Santiago Advogados, o uso do WhatsApp fora do horário de trabalho motiva litígios cada vez mais comuns na Justiça. “Mensagens em horários e dias inapropriados têm consequências jurídicas, a depender do volume e da frequência”, afirma Mariana. Caso seja movida uma ação pelo empregado, a Justiça poderá mandar a companhia pagar horas extras, adicional noturno, além de danos morais e outras verbas indenizatórias. As disputas judiciais, porém, acontecem (em quase a totalidade dos casos) quando o funcionário já se desligou da empresa e quer cobrar pelo tempo trabalhado além do período normal.

GOVERNANÇA DIGITAL

“Muitos líderes e liderados sabem que o uso fora do expediente configura hora extra, mas continuam fazendo”, diz Paulo Vieira de Campos, professor de educação executiva na Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM). Para evitar que isso aconteça, empresas mais atentas já trabalham com um conceito chamado “governança no uso de grupos”, orientando seus gestores a não abusar das mensagens e a ter atenção aos conteúdos compartilhados. Já os funcionários são ensinados a não enviar nem responder a mensagens fora dos turnos de trabalho. Segundo Bruno Andrade, especialista em soluções digitais para RH da Mercer Brasil, tem crescido a orientação de não obrigatoriedade de um funcionário sem telefone corporativo aderir a grupos de trabalho. “Mas é raríssimo alguém se abster de participar de grupos por só ter telefone pessoal. Há sempre o temor de ser tachado de antissocial, não colaborativo, e sofrer represálias dos colegas e gestores”, diz Bruno.

Para impor limites reais, aplicativos de respostas automáticas estão entre as soluções adotadas pelas empresas tanto para avisar a clientes sobre o horário de atendimento quanto para evitar excessos. Quando um smartphone recebe uma mensagem depois das 18 horas, por exemplo, o aplicativo responde, via WhatsApp mesmo, que o horário de atendimento se encerrou. É possível usar o mesmo procedimento em celulares corporativos evitando que as equipes respondam a seus gestores após determinados horários. ”O nível de consciência em relação ao uso é baixo. Devemos ter muito cuidado para não invadir a esfera pessoal. Algumas pessoas e alguns contextos são mais sensíveis do que outros”, diz Cíntia Borttoto, sócia na Exec, consultoria de recrutamento e desenvolvimento de executivos.

Em casos de equipe de trabalho que se comunica por meio da tecnologia, é responsabilidade do gestor conduzir o grupo e moderá-lo quando notar excessos como fofocas e palavrões. “O grupo acaba sendo um reflexo do comportamento do gestor. Cabe a ele moderar, orientar quando responder, zelar pela atenção ao tempo de urgência e às prioridades.” Além das questões trabalhistas que devem ser respeitadas, os usuários corporativos têm de cuidar do código de ética de suas empresas e seguir regras sociais de boa educação. ”Não é de bom-tom compartilhar memes ou piadas em grupos de trabalho”, afirma Claudia Matarazzo, consultora comportamental empresarial.

Mas, talvez, a melhor recomendação seja manter a prudência e o respeito às regras de convivência comuns a todos. ”Pode-se pensar em algum nível de compliance para o WhatsApp, mas tudo passa pelo bom senso. Pessoas se comportam de maneira diferente em círculos sociais distintos, na família, entre amigos, no trabalho, na presença de clientes. Há regras sociais não escritas que todo mundo mais ou menos sabe – ou deveria saber – e que devem ser respeitadas na vida real e virtual”, diz Paulo Vieira, da ESPM. Ou seja, é preciso usar o aplicativo com muita moderação.

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BOM SENSO VIRTUAL

Sete dicas para não deslizar no uso do aplicativo de mensagens, de acordo com os especialistas ouvidos por para esta reportagem:

ESCREVA COM CONSCIÊNCIA

Pense, leia, releia e só depois mande a mensagem. Textos mal escritos podem ter interpretações equivocadas. Isso para não falar dos casos em que se compartilham, de cabeça quente, mensagens agressivas ou incompreensivas. Lembre-se de que, uma vez enviada, a mensagem pode ser vista pelos outros mesmo, que seja deletada minutos depois.

PENSE NA RELEVÂNCIA

Compartilhe apenas informações realmente pertinentes no grupo. Evite perguntar o que já foi respondido anteriormente. Os gestores jamais devem usar o grupo para chamar a atenção de algum funcionário ou mesmo da equipe toda, isso configura constrangimento e assédio moral. As conversas e reuniões de alinhamento ou de cobrança devem ser feitas pessoalmente.

FUJA DE MEMES E PIADAS

Melhor evitá-los. Mas, e quando o próprio gestor compartilha tais mensagens? as regras de convivência devem ser estabelecidas antes. Se o grupo não vê problema em disseminar piadas ou memes, tudo bem. a decisão deve ser de comum acordo entre todos os participantes.

CONFIGURE RESPOSTAS AUTOMÁTICAS

É possível configurar respostas automáticas (que são enviadas num período pré-determinado, como nos fins de semana, ou após as 16 horas. Na versão WhatsApp business, o recurso é nativo, mas mesmo na versão gratuita é possível fazer isso. Há aplicativos, também gratuitos, como away e auto responder (ambos para android) e scheduled (Ios), que enviam mensagens automáticas.

ATENÇÃO AOS ÁUDIOS

Os áudios são ainda mais rápidos de ser gravados e compartilhados do que as mensagens escritas, por isso vêm se popularizando no aplicativo. Porém, é preciso prestar atenção no tom de voz, no português e na duração do áudio – especialistas afirmam que o limite tolerável é 3 minutos. Mensagens com tempo de duração acima disso fazem o espectador perder o interesse e a concentração necessária para a compreensão.

TOME CUIDADO COM O TAMANHO

Evite a criação de grupos com mais de dez pessoas, pois, mais do que isso, a participação individual se dilui a ponto de tornar-se irrelevante, caso a equipe esteja muito maior. Utilize a tecnologia apenas para compartilhar informações genéricas e úteis a todos – como se fosse um canal de avisos e não um fórum de discussão. Muitas empresas impedem a participação irrestrita, permitindo apenas ao gestor a possibilidade de compartilhar informações.

CRIE GRUPOS TEMPORÁRIOS

São alternativas eficientes para projetos de tempo determinado, quando uma equipe tem de entregar um trabalho até certa data, cria-se um grupo específic0 com as pessoas que estão envolvidas na tarefa. Terminado o projeto, finda também o grupo. Muitas vezes, esses grupos são mais eficientes e focados do que os corporativos do dia a dia.

Autor: Vocacionados

Sou evangélico, casado, presbítero, professor, palestrante, tenho 4 filhos sendo 02 homens (Rafael e Rodrigo) e 2 mulheres (Jéssica e Emanuelle), sou um profundo estudioso das escrituras e de tudo o que se relacione ao Criador.