GESTÃO E CARREIRA

EQUIPE NO SUFOCO

A crise econômica encolheu as equipes e, como consequência, as sobrecarregou. Atualmente é comum um funcionário desempenhar várias funções para suprir a falta de outro. A grande questão das empresas tem sido driblar o estresse, o cansaço e a baixa produtividade do grupo.

Equipe no sufoco

A combinação crise econômica, política, diminuição da equipe, concorrência por preços baixos, competitividade, impostos estratosféricos e corte de custos são alguns dos problemas pelos quais as empresas passam. Tudo isso tem feito com que muitas tarefas sejam realizadas por apenas uma pessoa, a produtividade caia e o estresse tome conta de tudo.

É inquestionável que a situação atual do mundo empresarial tem elevado ainda mais um dos maiores problemas da modernidade, o estresse, e por conta dele há a diminuição da produtividade dos trabalhadores.

Uma equipe menor tem que dar conta de mais trabalho, melhorar a produtividade, fazer frente à concorrência e mostrar perfeição em suas tarefas.

Contudo, o que uma pequena em­ presa com equipe enxuta pode fazer? Ela não consegue contratar mais porque precisa de mais “trabalho” para isso, mas, ao mesmo tempo, se pegar “mais tarefas”, prejudica a equipe. Como resolver esses problemas?

Não é nada fácil, mas algumas ações podem facilitar isso, entre elas, a prática do feedback do líder com os funcionários, o conhecimento dele sobre as motivações e sonhos de seus liderados, o desenvolvimento de uma comunicação estratégica, a promoção do corporativismo, entre outras.

O ESTRESSE E A SOBRECARGA

Segundo um estudo realizado pela International Stress Management Association (lsma – Brasil), o nosso País é o segundo mais estressado do mundo em um ranking com dez.

O principal motivo levantado pelos participantes da pesquisa é o trabalho. Dentro desse tópico estão: trabalho levado para casa, falta de tempo para atividades relaxantes, longas jornadas, sobrecarga de tarefas e tensão no ambiente corporativo.

Por conta desse problema, segundo dados da Previdência, só no ano de 2015 foram feitos 2.899 pedidos de afastamento pelos trabalhadores. O estresse perde somente para os traumas ósseos e para as lesões causadas por esforço repetitivo como razão para afastamento do trabalho.

A psicóloga da Rede de Hospitais São Camilo de São Paulo, Rita Calegari, explica que o gestor precisa se preocupar com a saúde física e emocional dos funcionários, e isso significa otimizar onde vai investir. “Os atestados e turn over serão uma realidade difícil de gerir e que se tornarão um problema a mais para o alcance de êxito da empresa. Quanto mais ineficazes são o processo e a gestão, me­ nos se alcança o resultado e mais se cobra das pessoas, que passam a entregar cada vez menos e pior”, lembra.

Para isso, Rita indica alguns pontos importantes para a empresa observar, entre eles, priorizar as atividades, extraindo o essencial a ser entregue para sua sustentabilidade e marca; automatizar o máximo de atividades possível; investir em bons equipamentos, que sejam ágeis, fáceis de manusear e práticos; investir em sistemas de informática que otimizem a busca por dados, informações e atividades; ter gestores maduros e com experiência na atividade; desenvolver fluxos de eficiência usando ferramentas de gestão.

Para aumentar a produtividade da empresa é necessária a presença de: boa gestão, visão de negócio, capacidade de priorização, coerência organizacional, agilidade nas soluções, processos pouco burocratizados, envolvimento da equipe, processo de delegar maduro, compartilhar sucesso, ouvir a equipe, acatar sugestões, assumir erros com transparência, investir nas relações interpessoais e na qualidade dos processos.

TRABALHO EM EQUIPE E MUDANÇAS DE MENTALIDADES

Além do estresse dos funcionários sobrecarregados, a empresa tem que lidar com outras questões que causam desgaste em seus mecanismos de funcionamento. Entre eles estão a insegurança, as frustrações, medo de perder o emprego e o descontentamento por conta das pressões, cobranças do chefe e dos clientes. Os trabalhadores recebem o mesmo salário para fazer o dobro ou o triplo. Como o líder pode minimizar esse quadro?

Uma das coisas que ele não deve fazer é se isolar e tentar solucionar a situação sozinho. É preciso fazer o contrário, aproximar-se da equipe, procurar ouvi­la e em conjunto arrumar uma adequação que contribua com todos.

O gestor deve ler a compreensão exata daquilo que os funcionários pensam e sentem para conseguir desenvolver uma estratégia. Um dos principais lemas é engajar a equipe no processo, fazê-la vestir a camisa.

Deve também criar um planejamento que vai desde a organização das tarefas diárias até pequenas coisas, como a arrumação de arquivos e documentos. É preciso pensar em economizar tempo, energia, estimular todos e muitas vezes mudar as mentalidades.

A consultora de Estratégia em Gestão de Pessoas e coach Sabrina Espíndola explica que a empresa pequena tem que pensar igual à grande para ter produtividade e sustentabilidade. Assim sendo, a coach sugere criar processos como se fossem uma linha de produção de uma fábrica, com cada etapa, desde a entrada do cliente até a entrega do serviço e do produto. “Pode ser em uma reunião de brainstorming (tempestade de ideias) ou em um treinamento. Porém, o importante é escrever esse fluxo junto com a equipe para que todas as etapas sejam contempladas”, ensina.

Com o intuito de estimular a equipe, use a criatividade para selecionar os materiais como cartolinas com hidrocor ou um simples papel A4 com lápis e caneta. Sabrina indica que o resultado precisa estar escrito como é praticado hoje para somente depois fazer esse mesmo exercício pensando em como poderia otimizar essa “produção”.

Outro ponto interessante é usar da tecnologia para aumentar a produtividade e acompanhar os projetos, como o aplicativo Trello. “Nele o líder ou a equipe incluem um projeto e suas etapas, prazos e os responsáveis. Todos que es­ tão envolvidos conseguem alimentar as informações no aplicativo para informar e dar ciência de tudo que foi feito, o que está pendente ou em atraso. Assim conseguem melhorar a comunicação entre a equipe, além de diminuir o retrabalho”, aconselha.

É fundamental não esquecer de alinhar as metas do líder com a equipe para definir etapas e prazos do projeto. “Ter reuniões semanais de dez minutos para a equipe falar das evoluções e das dificuldades que estão encontrando também aumenta a produtividade”, finaliza a coach.

ARRUME SEUS DOCUMENTOS E ECONOMIZE MESES

Manter os setores, documentos e arquivos em ordem pode ajudar, e muito, a equipe a não se sobrecarregar ainda mais. A fundadora da Redata Organização da Informação – empresa especializada em gestão documental -, Mariza Cardoso, relata que os documentos perdidos ou mesmo em mau estado de conservação causam estresse e perda de tempo de funcionários, que usam parte considerável do período de trabalho para encontrá-los. “Já vi departamentos inteiros serem mobilizados por horas por apenas um documento”, conta.

A organização dos documentos é tão importante para a manutenção do tempo da empresa que, segundo dados de associações internacionais e consultorias como a PwC, um gestor chega a perder um mês por ano buscando informações em arquivos desorganizados. “Já os profissionais gastam até 15% do tempo lendo informações e 50% procurando onde foram guardadas. E os colaboradores perdem até duas horas diárias procurando documentos extraviados”, relata Mariza.

 

 MANTENHA SEUS DOCUMENTOS EM ORDEM

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COMO EVITAR A SOBRECARGA EM 4 PASSOS

 PROCESSOS:

Tenha os processos da empresa claros e escritos para que qualquer pessoa que leia entenda como funciona. Um dos principais erros das empresas é deixar grandes processos nas mãos de apenas uma pessoa, que os tem todo na cabeça. Para mitigar, diminuir os riscos de ter perdas de produção, tenha seus processos escritos e arquivados em papel e na nuvem.

REVISE OS PROCESSOS:

Para aumentar a produtividade de um ano para o outro revisite os seus processos com a equipe para pensar em soluções que diminuam os custos ou o tempo desses processos.

TECNOLOGIA:

Busque no mercado uma tecnologia que seja ideal para o seu tipo de mercado. Existem as mais variadas soluções. Caso não tenha nada. a minha sugestão é: invente uma que contribua para todo o seu mercado – e ainda ganhará muito dinheiro.

GESTÃO DE PESSOAS:

A sua equipe precisa “vestir a camisa” da empresa. É comprovado por pesquisas que ser feliz no ambiente de trabalho aumenta a qualidade de vida das pessoas e a produtividade. Humanize a sua marca. Toda empresa é feita de pessoas. Por mais tecnologia que exista, sua empresa precisará ser orquestrada por pessoas para que os processos e a tecnologia tragam mais resultados. Invista na gestão de pessoas para contratar um perfil profissional adequado ao que precisa e desenvolva o que for necessário com palestras, treinamentos, coaching ou mentoria.

 

 COMO A SOBRECARGA REPERCUTE NO TRABALHO?

CLIMA ORGANIZACIONAL: Funcionários sem qualidade de vida começam a perder a eficácia porque é humanamente impossível produzir por um longo tempo em um giro de produção muito alto. Os problemas que surgem são: clima da empresa de insatisfação coletiva, faltas ao trabalho, afastamento por doença e desligamento.

 PERDA DE CLIENTE: O impacto final será na retenção do cliente. O seu funcionário vai tratar mal o cliente, reclamar da empresa, entregar um trabalho de mediano a ruim. Comisso, a imagem e a marca da empresa começam a ficar arranhadas.

FALÊNCIA: Isso tudo pode ainda piorar quando seus resultados não forem mais os mesmos e começar a entrar em processo de falência.

 

4 PASSOS PARA MANTER A PRODUTIVIDADE DOS PROFISSIONAIS EM ALTA

METAS: Defina quais serão as metas do ano, os principais projetos e clientes que serão da sua responsabilidade. Lembre­se de alinhar a meta com o responsável pela execução. Metas claras são aquelas que respondem a estas perguntas: O quê? (Descreva detalhadamene), quem sãos os responsáveis? Qual é o prazo de cada etapa e da entrega final? Quanto custa? A minha sugestão para a pergunta “Como?” é deixar como um desafio para a sua equipe, você pode se surpreender com as possibilidades de criatividade. Porém, caso observe que a pessoa tenha dificuldade, neste caso vale o passo a passo de como fazer por enquanto.

ALINHE AS EXPECTATIVAS: Verifique que a sua demanda foi compreendida pela pessoa que está recebendo a meta. Pergunte de vez em quando como está a produção, se tem algum dificultador.

REUNIÕES PRODUTIVAS: Agende reunião com a equipe, se possível semanalmente, para saber as evoluções dos projetos e as principais dificuldades encontradas. Ao final da reunião, é necessário haver sugestões da equipe para solucionar o problema. Tudo registrado (na planilha ou no app Trello) para acompanhamento do que está em andamento, do que foi realizado ou está atrasado.

CELEBRE: Faça a sua equipe se sentir importante quando atingir uma meta com qualidade. Pequenos gestos demonstrando qual foi o diferencial dele naquela entrega servirão de grande motivação para continuar fazendo sempre o melhor. Alguns exemplos simples: um cartão de reconhecimento assinado pelo diretor, um almoço pago pela empresa, uma simbologia como um balão de festa dizendo que ele atingiu a meta.

Autor: Vocacionados

Sou evangélico, casado, presbítero, professor, palestrante, tenho 4 filhos sendo 02 homens (Rafael e Rodrigo) e 2 mulheres (Jéssica e Emanuelle), sou um profundo estudioso das escrituras e de tudo o que se relacione ao Criador.

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