EQUIPE NO SUFOCO
A crise econômica encolheu as equipes e, como consequência, as sobrecarregou. Atualmente é comum um funcionário desempenhar várias funções para suprir a falta de outro. A grande questão das empresas tem sido driblar o estresse, o cansaço e a baixa produtividade do grupo.

A combinação crise econômica, política, diminuição da equipe, concorrência por preços baixos, competitividade, impostos estratosféricos e corte de custos são alguns dos problemas pelos quais as empresas passam. Tudo isso tem feito com que muitas tarefas sejam realizadas por apenas uma pessoa, a produtividade caia e o estresse tome conta de tudo.
É inquestionável que a situação atual do mundo empresarial tem elevado ainda mais um dos maiores problemas da modernidade, o estresse, e por conta dele há a diminuição da produtividade dos trabalhadores.
Uma equipe menor tem que dar conta de mais trabalho, melhorar a produtividade, fazer frente à concorrência e mostrar perfeição em suas tarefas.
Contudo, o que uma pequena em presa com equipe enxuta pode fazer? Ela não consegue contratar mais porque precisa de mais “trabalho” para isso, mas, ao mesmo tempo, se pegar “mais tarefas”, prejudica a equipe. Como resolver esses problemas?
Não é nada fácil, mas algumas ações podem facilitar isso, entre elas, a prática do feedback do líder com os funcionários, o conhecimento dele sobre as motivações e sonhos de seus liderados, o desenvolvimento de uma comunicação estratégica, a promoção do corporativismo, entre outras.
O ESTRESSE E A SOBRECARGA
Segundo um estudo realizado pela International Stress Management Association (lsma – Brasil), o nosso País é o segundo mais estressado do mundo em um ranking com dez.
O principal motivo levantado pelos participantes da pesquisa é o trabalho. Dentro desse tópico estão: trabalho levado para casa, falta de tempo para atividades relaxantes, longas jornadas, sobrecarga de tarefas e tensão no ambiente corporativo.
Por conta desse problema, segundo dados da Previdência, só no ano de 2015 foram feitos 2.899 pedidos de afastamento pelos trabalhadores. O estresse perde somente para os traumas ósseos e para as lesões causadas por esforço repetitivo como razão para afastamento do trabalho.
A psicóloga da Rede de Hospitais São Camilo de São Paulo, Rita Calegari, explica que o gestor precisa se preocupar com a saúde física e emocional dos funcionários, e isso significa otimizar onde vai investir. “Os atestados e turn over serão uma realidade difícil de gerir e que se tornarão um problema a mais para o alcance de êxito da empresa. Quanto mais ineficazes são o processo e a gestão, me nos se alcança o resultado e mais se cobra das pessoas, que passam a entregar cada vez menos e pior”, lembra.
Para isso, Rita indica alguns pontos importantes para a empresa observar, entre eles, priorizar as atividades, extraindo o essencial a ser entregue para sua sustentabilidade e marca; automatizar o máximo de atividades possível; investir em bons equipamentos, que sejam ágeis, fáceis de manusear e práticos; investir em sistemas de informática que otimizem a busca por dados, informações e atividades; ter gestores maduros e com experiência na atividade; desenvolver fluxos de eficiência usando ferramentas de gestão.
Para aumentar a produtividade da empresa é necessária a presença de: boa gestão, visão de negócio, capacidade de priorização, coerência organizacional, agilidade nas soluções, processos pouco burocratizados, envolvimento da equipe, processo de delegar maduro, compartilhar sucesso, ouvir a equipe, acatar sugestões, assumir erros com transparência, investir nas relações interpessoais e na qualidade dos processos.
TRABALHO EM EQUIPE E MUDANÇAS DE MENTALIDADES
Além do estresse dos funcionários sobrecarregados, a empresa tem que lidar com outras questões que causam desgaste em seus mecanismos de funcionamento. Entre eles estão a insegurança, as frustrações, medo de perder o emprego e o descontentamento por conta das pressões, cobranças do chefe e dos clientes. Os trabalhadores recebem o mesmo salário para fazer o dobro ou o triplo. Como o líder pode minimizar esse quadro?
Uma das coisas que ele não deve fazer é se isolar e tentar solucionar a situação sozinho. É preciso fazer o contrário, aproximar-se da equipe, procurar ouvila e em conjunto arrumar uma adequação que contribua com todos.
O gestor deve ler a compreensão exata daquilo que os funcionários pensam e sentem para conseguir desenvolver uma estratégia. Um dos principais lemas é engajar a equipe no processo, fazê-la vestir a camisa.
Deve também criar um planejamento que vai desde a organização das tarefas diárias até pequenas coisas, como a arrumação de arquivos e documentos. É preciso pensar em economizar tempo, energia, estimular todos e muitas vezes mudar as mentalidades.
A consultora de Estratégia em Gestão de Pessoas e coach Sabrina Espíndola explica que a empresa pequena tem que pensar igual à grande para ter produtividade e sustentabilidade. Assim sendo, a coach sugere criar processos como se fossem uma linha de produção de uma fábrica, com cada etapa, desde a entrada do cliente até a entrega do serviço e do produto. “Pode ser em uma reunião de brainstorming (tempestade de ideias) ou em um treinamento. Porém, o importante é escrever esse fluxo junto com a equipe para que todas as etapas sejam contempladas”, ensina.
Com o intuito de estimular a equipe, use a criatividade para selecionar os materiais como cartolinas com hidrocor ou um simples papel A4 com lápis e caneta. Sabrina indica que o resultado precisa estar escrito como é praticado hoje para somente depois fazer esse mesmo exercício pensando em como poderia otimizar essa “produção”.
Outro ponto interessante é usar da tecnologia para aumentar a produtividade e acompanhar os projetos, como o aplicativo Trello. “Nele o líder ou a equipe incluem um projeto e suas etapas, prazos e os responsáveis. Todos que es tão envolvidos conseguem alimentar as informações no aplicativo para informar e dar ciência de tudo que foi feito, o que está pendente ou em atraso. Assim conseguem melhorar a comunicação entre a equipe, além de diminuir o retrabalho”, aconselha.
É fundamental não esquecer de alinhar as metas do líder com a equipe para definir etapas e prazos do projeto. “Ter reuniões semanais de dez minutos para a equipe falar das evoluções e das dificuldades que estão encontrando também aumenta a produtividade”, finaliza a coach.
ARRUME SEUS DOCUMENTOS E ECONOMIZE MESES
Manter os setores, documentos e arquivos em ordem pode ajudar, e muito, a equipe a não se sobrecarregar ainda mais. A fundadora da Redata Organização da Informação – empresa especializada em gestão documental -, Mariza Cardoso, relata que os documentos perdidos ou mesmo em mau estado de conservação causam estresse e perda de tempo de funcionários, que usam parte considerável do período de trabalho para encontrá-los. “Já vi departamentos inteiros serem mobilizados por horas por apenas um documento”, conta.
A organização dos documentos é tão importante para a manutenção do tempo da empresa que, segundo dados de associações internacionais e consultorias como a PwC, um gestor chega a perder um mês por ano buscando informações em arquivos desorganizados. “Já os profissionais gastam até 15% do tempo lendo informações e 50% procurando onde foram guardadas. E os colaboradores perdem até duas horas diárias procurando documentos extraviados”, relata Mariza.
MANTENHA SEUS DOCUMENTOS EM ORDEM
SEPARE OS DOCUMENTOS POR:
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- Tema
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- Validade
- Autoria
- Permissões de acesso
- Ou outros campos (metadados) de informação que facilitam a busca e recuperação.
COMO EVITAR A SOBRECARGA EM 4 PASSOS
PROCESSOS:
Tenha os processos da empresa claros e escritos para que qualquer pessoa que leia entenda como funciona. Um dos principais erros das empresas é deixar grandes processos nas mãos de apenas uma pessoa, que os tem todo na cabeça. Para mitigar, diminuir os riscos de ter perdas de produção, tenha seus processos escritos e arquivados em papel e na nuvem.
REVISE OS PROCESSOS:
Para aumentar a produtividade de um ano para o outro revisite os seus processos com a equipe para pensar em soluções que diminuam os custos ou o tempo desses processos.
TECNOLOGIA:
Busque no mercado uma tecnologia que seja ideal para o seu tipo de mercado. Existem as mais variadas soluções. Caso não tenha nada. a minha sugestão é: invente uma que contribua para todo o seu mercado – e ainda ganhará muito dinheiro.
GESTÃO DE PESSOAS:
A sua equipe precisa “vestir a camisa” da empresa. É comprovado por pesquisas que ser feliz no ambiente de trabalho aumenta a qualidade de vida das pessoas e a produtividade. Humanize a sua marca. Toda empresa é feita de pessoas. Por mais tecnologia que exista, sua empresa precisará ser orquestrada por pessoas para que os processos e a tecnologia tragam mais resultados. Invista na gestão de pessoas para contratar um perfil profissional adequado ao que precisa e desenvolva o que for necessário com palestras, treinamentos, coaching ou mentoria.
COMO A SOBRECARGA REPERCUTE NO TRABALHO?
CLIMA ORGANIZACIONAL: Funcionários sem qualidade de vida começam a perder a eficácia porque é humanamente impossível produzir por um longo tempo em um giro de produção muito alto. Os problemas que surgem são: clima da empresa de insatisfação coletiva, faltas ao trabalho, afastamento por doença e desligamento.
PERDA DE CLIENTE: O impacto final será na retenção do cliente. O seu funcionário vai tratar mal o cliente, reclamar da empresa, entregar um trabalho de mediano a ruim. Comisso, a imagem e a marca da empresa começam a ficar arranhadas.
FALÊNCIA: Isso tudo pode ainda piorar quando seus resultados não forem mais os mesmos e começar a entrar em processo de falência.
4 PASSOS PARA MANTER A PRODUTIVIDADE DOS PROFISSIONAIS EM ALTA
METAS: Defina quais serão as metas do ano, os principais projetos e clientes que serão da sua responsabilidade. Lembrese de alinhar a meta com o responsável pela execução. Metas claras são aquelas que respondem a estas perguntas: O quê? (Descreva detalhadamene), quem sãos os responsáveis? Qual é o prazo de cada etapa e da entrega final? Quanto custa? A minha sugestão para a pergunta “Como?” é deixar como um desafio para a sua equipe, você pode se surpreender com as possibilidades de criatividade. Porém, caso observe que a pessoa tenha dificuldade, neste caso vale o passo a passo de como fazer por enquanto.
ALINHE AS EXPECTATIVAS: Verifique que a sua demanda foi compreendida pela pessoa que está recebendo a meta. Pergunte de vez em quando como está a produção, se tem algum dificultador.
REUNIÕES PRODUTIVAS: Agende reunião com a equipe, se possível semanalmente, para saber as evoluções dos projetos e as principais dificuldades encontradas. Ao final da reunião, é necessário haver sugestões da equipe para solucionar o problema. Tudo registrado (na planilha ou no app Trello) para acompanhamento do que está em andamento, do que foi realizado ou está atrasado.
CELEBRE: Faça a sua equipe se sentir importante quando atingir uma meta com qualidade. Pequenos gestos demonstrando qual foi o diferencial dele naquela entrega servirão de grande motivação para continuar fazendo sempre o melhor. Alguns exemplos simples: um cartão de reconhecimento assinado pelo diretor, um almoço pago pela empresa, uma simbologia como um balão de festa dizendo que ele atingiu a meta.
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