GESTÃO E CARREIRA

COMO GERENCIAR A SOBRECARGA DE TRABALHO

Aprenda a se organizar para dar conta de todas as atividades e evitar que o excesso de tarefas prejudique sua saúde física e emocional.

Criada em 2008, a agência de marketing online Mint vinha em uma trajetória de crescimento até o fim do ano passado. Entretanto, em 2017, após receber o aporte de uma holding e chegar a contar com um time de 60 pessoas, a empresa começou a sentir os efeitos negativos da crise econômica. “Tivemos alguns desentendimentos com o grupo de investidores e desfizemos a parceria, muitos clientes renegociaram ou diminuíram contratos e chegamos à conclusão de que seria preciso rever a estrutura”, diz Victor Macedo, de 34 anos, fundador da agência. A empresa deixou o escritório de dois andares que ocupava em São Paulo, mudou-se para um coworking e demitiu mais da metade da equipe. No auge do processo de reestruturação, Victor teve crises de gastrite e chegou a passar 12 horas no trabalho. “Também tive que ir para dentro da operação, acumular funções de planejamento, social media e até atendimento”, afirma. Para enfrentar o momento difícil, o profissional formado em marketing passou a cuidar melhor da saúde e reviu alguns processos na empresa para melhorar a produtividade. “Pratico atividades físicas e controlo meus horários para não ficar muito tempo no escritório”, diz.

Assim como Victor, muitos profissionais estão sofrendo com times enxutos e com a sobrecarga de trabalho. De acordo com uma pesquisa do site Vagas.com, divulgada em agosto e feita com 2690 pessoas, 56% dos trabalhadores brasileiros estão acumulando funções antes realizadas por outras pessoas. Reflexo das tentativas de sobreviver em meio ao período ruim da economia, a diminuição de equipes aliada com o medo crescente de desemprego cria um cenário de estresse dentro das empresas. “Existe uma expectativa de que, se esses trabalhadores ficaram, são mais eficientes. Isso dobra a cobrança sobre profissional”, afirma a psicóloga Ana Maria Rossi, diretora da International Stress Managernent Association, de Porto Alegre.

E se engana quem pensa que isso, assim como o período ruim da economia, vai ser uma fase passageira. A tendência, segundo especialistas, é de que as equipes menores permaneçam também após a retomada do crescimento. “Vemos a implementação de tecnologias novas para fazer mais com menos, e isso não vai ser deixado de lado depois da crise. Possivelmente serão contratados novos postos, mas as companhias estão percebendo que, com revisão de processos e diminuição da burocracia, é possível aumentar a produtividade dos funcionários”, afirma Caroline Cadorin, gerente-geral da Hays, empresa de recrutamento de São Paulo.

Antes que você entre em desespero, é preciso dizer que, embora as empresas não voltem a ter equipes tão grandes, o período mais crítico vai dar uma trégua. “Quando não havia crise, existia a possibilidade ele ter equipes maiores. Isso era bom porque não sobrecarregava as pessoas. Não vamos voltar a esse cenário, porém o volume alto de demissões deve cair e diminuir o esgotamento dos profissionais”, diz Rudney Júnior, sócio-diretor da BR Talent, empresa ele seleção de São Paulo.

Produtividade na veia

Enquanto isso não acontece, para quem fica a palavra produtividade nunca foi tão demandada. Nem tão difícil de alcançar. “O Brasil já tinha um problema de produtividade anterior ao período de recessão devido a fatores como atraso no acesso às tecnologias, burocracia e falta ele desenvolvimento dessas competências”, diz Flora Victoria, vice-presidente da Sociedade Brasileira de Coaching (SBC) de São Paulo. De acordo com dados da consultoria internacional Conference Board, a produtividade do trabalhador brasileiro equivale a 25% ela produtividade do americano, por exemplo.

Para lidar com isso, é preciso se organizar, definir bem quais são os objetivos e melhorar os processos que estão consumindo a energia. E a boa e velha agenda com lista de coisas a fazer ajuda a dar o pontapé inicial. “Logo cedo ou no final do dia anterior faça uma lista elas coisas que você tem que resolver e inclua intervalos para possíveis emergências”, afirma Caroline da Hays.

É o que faz o publicitário Felipe Schepers, de 30 anos, diretor de operações da Opinion Box, empresa de pesquisa online de Belo Horizonte. “Coloco no meu Google Agenda todos os eventos e atividades, desde consultas ao médico até reuniões, e checo diariamente. No fim do dia, eu tento liberar pendências e criar folgas”, afirma. Além disso, ele programa tarefas que sabe que são recorrentes, como e-mails para clientes. “Deixo em rascunho e, quando chego ao trabalho, apenas disparo”, afirma. Foi essa organização que fez com que Felipe conseguisse tocar praticamente sozinho a Opinion Box. “Fui convidado para ser o diretor de operações desse projeto. No começo, trabalhava 14 horas”, diz. Por conseguir suportar longas jornadas com poucas horas de sono, hoje em dia Felipe ainda passa 12 horas trabalhando, mas por causa da organização consegue conciliar a rotina com o filho recém-nascido. “Saio do trabalho às 19h e até às 20h30 me dedico ao meu filho”, afirma.

Prioridades definidas

É preciso tomar cuidado para não ficar preso em meio aos chamados incêndios e perder a visão de projetos de longo prazo. Por isso, definir prioridades é essencial. “Muitas atividades consomem tempo e não são compatíveis com as nossas metas mais importantes. Quando chegar uma demanda, analise e entenda se ela é urgente, importante ou irrelevante. Se for urgente e importante, priorize; se for apenas importante, planeje a execução para mais tarde; e, se não for nenhuma das duas, é irrelevante”, afirma Mônica Barroso, coach e professora da The School of Life ele São Paulo.

Foi desse jeito que a publicitária Camila Nakagawa, de 28 anos, conseguiu dar conta de dois times nos últimos meses. Desde o começo do ano, ela é diretora de marketing e novos negócios na agência de publicidade digital ID, porém há alguns meses passou a tocar um projeto no qual alguns executivos da agência ficam alocados dentro dos clientes. Com isso, passou a se dividir entre os escritórios da ID e da Onofre Agora, e-commerce da rede de farmácias. “No começo eu tentei abraçar o mundo e dar conta de tudo, e até foi bom para imergir e entender essa nova realidade. Chegava a ficar mais horas no escritório e, principalmente, a intensidade de trabalho era muito grande. Por isso, comecei a ver que precisava definir onde eu poderia estar”, afirma. Um dos exemplos que gosta de citar são os e-mails. “Conversei com meus times e chegamos a um acordo. Existem coisas que eles podem tocar sozinhos e eu não preciso estar presente, como ser copiada em todos os e-mails ou saber de cada etapa. Se eles se sentem inseguros ou é algo importante, daí, sim, eu passo a ser envolvida”, diz. Para manter o ritmo, Camila também organizou o tempo que passa no escritório. “Evito fazer aqueles almoços-reuniões que duram horas, por exemplo. Além disso, estipulei atividades fora do trabalho que me obrigam a me organizar melhor e a não ficar até mais tarde, como as minhas aulas de tênis e francês”, afirma.

Negociação constante

Mesmo os profissionais mais disciplinados podem perceber que não vão conseguir cumprir prazos e metas devido ao excesso de tarefas de que precisam dar conta. Para evitar situações ruins no trabalho é preciso ter uma boa comunicação com gestores e equipes e capacidade ele negociação. “Isso é algo que exige coragem porque os profissionais têm que assumir essa dificuldade. Num momento de crise, em que as pessoas estão com medo de perder o emprego, a grande maioria fica receoso de mostrar essa vulnerabilidade”, afirma Mônica.

Entretanto, se você for coerente e apresentar fatos, como a existência de outras tarefas mais urgentes, essa conversa fica mais fácil. “Na maioria das vezes os chefes acham que as pessoas são desorganizadas ou estão fazendo corpo mole. Você precisa mostrar argumentos de que aquela meta é impossível de ser cumprida naquele prazo e que escolhas terão que ser feitas”, afirma Nicodemos Borges, coach e psicólogo clinico, de São Paulo.

Mesmo que seja chato dizer para o chefe que não vai dar conta das atividades, tomar essa atitude é melhor do que deixar de entregar o que foi combinado. “Se for avisado com antecedência, o gestor consegue agir, esticando prazos ou envolvendo mais pessoas no projeto. Se o profissional deixar para avisar de última hora, isso prejudica a imagem dele”, afirma Nicodemos. Caso você seja um líder, é nessa hora que é preciso exercitar a competência de saber delegar funções. “As pessoas precisam quebrar o mito de que sabem de tudo e de que são super-heróis que não precisam de ajuda. A grande sabedoria é aprender a identificar suas potencialidades e delegar aquelas tarefas em que você não é tão bom. Se não fizerem isso, sobretudo os líderes vão ficar sobrecarregadas”, afirma Mônica.

Quando vira doença

 Mesmo com essas estratégias, nem todo mundo consegue dar conta de todas as funções que caem no colo, e a sobrecarga de atividades pode desencadear sérios problemas de saúde, que, no limite, levam à morte. No Japão, por exemplo, há um termo para quem falece por conta do trabalho: “karoshi”, que significa, literalmente, morrer de trabalhar. Lá, 10 000 pessoas morrem ao ano devido ao excesso de trabalho. Claro que isso é um extremo. Mas é preciso ficar atento aos sintomas do excesso de trabalho. “O primeiro deles é a ansiedade, que vira uma bola de neve. A concentração diminui, os resultados caem e a pressão para não errar aumenta, o que retroalimenta a ansiedade”, afirma Ana Maria Rossi.

Segundo urna pesquisa da International Stress Management Association feita com 1 000 profissionais brasileiros, o número de trabalhadores com doenças como ansiedade e síndrome do pânico aumentou de 8% para 13% entre 2013 e 2015. E pulou de 47% para 53% a quantidade de pessoas que usam bebidas alcoólicas para se anestesiar do estresse do trabalho. Outras 57% se automedicam. Trabalhar demais, aliado à pressão crescente sobre as equipes, pode ser a pontado como uma das causas desses comportamentos destrutivos. “Após longas jornadas, você precisa de tempo para se recompor, senão o corpo fica no saldo negativo e começam a ser cobrados juros, como doenças físicas e emocionais”, diz Mario Louzã, psicólogo, de São Paulo. Esse foi o caso da advogada Patrícia Menes, de 31 anos, que até 2015 trabalhava na área de ações trabalhistas e previdenciárias de uma multinacional de auditoria. Mesmo tendo conversado com os gestores pedindo aumento na equipe, Patrícia era a única pessoa da divisão e chegava a trabalhar 18 horas diárias, incluindo os finais de semana, quando viajava para visitar clientes. “Em uma das viagens, machuquei o pé e mesmo assim tive que trabalhar. Não era raro virar noites. Eu só ficava pelo salário”, afirma. No meio do ano passado, ela percebeu que a rotina, que já tinha dez anos, estava cobrando um preço alto. “Comecei a ter quadros de depressão extremos, sentia muita raiva. Também tive problemas no meu casamento e passei dias sem levantar da cama, sem ter vontade ele ir trabalhar”, afirma. Ao perceber que havia chegado ao limite, Patrícia procurou ajuda. Após um mês ele internação e do diagnóstico de síndrome de borderline, originada pelo estresse, ela decidiu que não voltaria ao antigo emprego. A síndrome é um transtorno de personalidade que causa oscilações   de humor e comportamentos impulsivos, muitas vezes confundida com o transtorno bipolar ou    com a esquizofrenia. “Tinha medo de que as crises voltassem. Prestei o concurso da OAB (Organização dos Advogados do Brasil), que até então não tinha conseguido por falta de tempo para estudar, e resolvi abrir meu próprio escritório de advocacia”, diz. Mesmo em tratamento, Patrícia se sente muito mais feliz. “Eu consigo fazer meus horários respeitar meus limites. Não me sinto tão sugada com antigamente”, conclui.

Copo meio cheio

De tempos em tempos surgem alguns mantras corporativos e, assim com produtividade, resiliência é uma das palavras mais repetidas em momento limítrofes. “Pessoas que são resilientes conseguem achar novos significados para situações difíceis Por exemplo, enxergam excesso de trabalho com a oportunidade de aprender coisas novas ou de atuar em áreas diferente e, assim, se munem emocionalmente para enfrentar essa situação”, afirma Flora, da Sociedade Brasileira de Coaching.

Um dos casos mais célebres quando abordamos resiliência é o do psiquiatra judeu Viktor Frank! sobrevivente de um campo de concentração nazista e que relatou suas experiências no livro Em Busca de Sentido, lançado em 1946. A partir desse episódio o autor desenvolveu a tese da Logoterapia em que defende que quando o ser humano está convicto do porquê dos acontecimentos, consegue resistir até aos momentos de maior sofrimento. O problema é que, sem te um sentido ou propósito a sensação de esgotamento aumenta. “Muitas pessoas trabalham bastante, mas não conseguem lidar bem com essa rotina desgastante. Às vezes vem um incômodo e um estresse, mas não sabemos identificar a origem dele. Quando isso acontece, preciso rever se estamos alinhados com o propósito da empresa e da nossa função”, diz Mônica, da The School of Life.

A psicóloga Ana Maria Rossi diz que até mesmo a síndrome de burnout, comumente associada ao excesso de trabalho, também tem mais raízes na insatisfação do que propriamente com o volume de atividades. “Geralmente quem desenvolve o burnout se sente desvalorizado, acha que está sendo tratado injustamente ou tem a sensação de que precisa desenvolver uma função que vai contra os seus valores. Como, por exemplo, um vendedor que precisa mentir para atingir as suas metas”, afirma.

De acordo com uma pesquisa exclusiva feita pela Fundação Estudar para a VOCÊS/A e que ouviu 256 pessoas, embora 40,6% elos respondentes não trocassem de emprego somente devido ao acúmulo de funções, 62% deles fariam uma movimentação caso a opção lhes desse a chance de realizar o seu propósito. “Quem enxerga mais significado no trabalho consegue passar por situações difíceis com mais facilidade porque existe um objetivo para continuar ali. E isso pode ter a ver com funções de impacto social ou metas totalmente individuais, como crescimento ou salário”, diz Ana Maria Spaggiari, coordenadora da área de carreiras da Fundação Estudar.

Claro que nem todo mundo que para de se identificar com um trabalho pode deixar o emprego, mas é possível fazer mudanças pequenas. “Você pode trocar de área, de chefe ou de função dentro de uma mesma empresa. Muitas pessoas fazem rupturas drásticas sem se planejar e acabam se arrependendo. O essencial é fazer esse questionamento”, afirma. Com organização, negociação e autoconhecimento é possível encontrar alternativas para sobreviver a esse período de cansaço e sobrecarga generalizados. Vale lembrar que, em alguns momentos, é preciso pagar esse pedágio e atravessar uma fase mais turbulenta para descobrir seus limites e fortalezas e avançar rumo a uma vida (pessoal e profissional) mais equilibrada e feliz.

SEM PERDER TEMPO

Estratégias para diminuir a procrastinação de tarefas

Do latim procrastinatus (“pro”, que quer dizer à frente e “crastinatus”, amanhã), a procrastinação é o ato de deixar para depois. “Às vezes achamos que um projeto é muito grande e não vamos dar conta, por isso vamos adiando, adiando, até que percebemos que perdemos quase todo o prazo”, diz Mônica Barroso, da The School of Life. Veja como enfrentar o problema.

Divida um grande objetivo em pequenas metas – Assim a resolução fica mais próxima e viável.

Organize as suas distrações – Ter tempo livre é fundamental, inclusive no dia a dia de trabalho, mas reserve apenas um horário específico do dia para olhar jornais e atualizar as redes sociais.

Diminua a autoconfiança – Muita gente faz uma estimativa errada da quantidade de horas que vai precisar para dar conta de uma determinada tarefa. Por isso, mesmo que algumas demandas aparentam ser facilmente resolvidas, melhor se organizar para contar com um prazo maior, incluindo imprevistos.

Identifique o que está travando você –  Há uma associação da procrastinação com a preguiça, mas não é bem assim. Entenda se você está adiando por medo, insatisfação ou até mesmo pela forma como a tarefa lhe foi pedida.

EXCESSO DE CARGA

Quatro sinais de que o grande volume de trabalho está prejudicando o seu desempenho.

DESMOTIVAÇÃO

Não há mais motivação para ir ao trabalho ou para exercer suas atividades. É a chamada “síndrome da segunda-feira”, em que só de penar em ir trabalhar surgem tontura ou dores de cabeça.

PROCRASTINAÇÃO

Conscientemente, o profissional vai deixando de entregar tarefas que sabe que são importantes e, em determinado momento, acaba se desesperando.

CONFLITOS

A pessoa se torna mais intolerante com pequenos problemas no trabalho, se incomoda com assuntos sem sentido e vai criando uma cisma hostil entre os colegas.

ADOECIMENTO

Surgem doenças psicossomáticas, que não possuem causas clínicas. Podem começar com simples dores de cabeça e evoluir para quadros mais sérios.